Để tránh bị phạt vi phạm hành chính, khi doanh nghiệp muốn đóng cửa văn phòng đại diện cần tiến hành thông báo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thông qua thủ tục giải thể văn phòng đại diện. Qua bài viết dưới đây, Luật Vạn Điểm sẽ cung cấp cho bạn đọc thông tin về trình tự, thủ tục giải thể văn phòng đại diện dựa trên các quy định pháp luật mới nhất.
Văn phòng đại diện là gì?
Trước tiên, cần tìm hiểu thuật ngữ “văn phòng đại diện” được pháp luật định nghĩa như thế nào. Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là:
- Đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, vì vậy mà không có tư cách pháp nhân.
- Thực hiện nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
- Không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp (đây là đặc điểm giúp phân biệt văn phòng đại diện với chi nhánh).
Các trường hợp giải thể văn phòng đại diện
Căn cứ khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tiến hành thủ tục giải thể văn phòng đại diện trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp ra quyết định giải thể văn phòng đại diện (có thể do kinh doanh thua lỗ, kém hiệu quả,…).
- Bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Thủ tục giải thể văn phòng đại diện
Căn cứ Điều 72 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, thủ tục giải thể văn phòng đại diện được tiến hành theo trình tự sau:
Đăng ký với Cơ quan thuế
Trước khi thông báo giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế tại Cơ quan thuế và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế.
Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế gồm:
- Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế (theo mẫu số 24/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC);
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký thuế; hoặc công văn giải trình mất Giấy chứng nhận đăng ký thuế;
- Bản sao Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện hoặc Quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan có thẩm quyền;
- Văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng cục Hải quan nếu tổ chức có hoạt động xuất nhập khẩu.
Thủ tục trả con dấu
Đối với các văn phòng đại diện được thành lập trước ngày Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực (tức ngày 01/07/2015) cần phải thực hiện thủ tục trả con dấu hoặc xác nhận không sử dụng con dấu tại Cơ quan công an.
Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (mẫu tại Phụ lục II-20 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT);
- Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản cuộc họp của Hội đồng thành viên/ Hội đồng quản trị/ chủ sở hữu công ty về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
- Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán;
- Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của họ;
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;
- Con dấu của văn phòng đại diện (nếu có).
- Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động theo mẫu tại Phụ lục II-15 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT (đối với văn phòng đại diện trực thuộc doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương).
Nộp hồ sơ
Trong vòng 10 ngày kể từ ngày quyết định giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp nộp hồ sơ thông qua một trong hai hình thức sau:
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.
- Nộp qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/)
Nhận kết quả
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế. Tròng vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin, Cơ quan thuế phải gửi lại ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ giải thể văn phòng đại diện, nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh phải:
- Thực hiện chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
Lưu ý: Thủ tục giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài được tiến hành như sau:
- Thực hiện theo quy định pháp luật của nước mà doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện;
- Gửi thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính trong vòng 30 ngày kể từ ngày chính thức giải thể văn phòng đại diện.
Dịch vụ tư vấn thủ tục giải thể văn phòng đại diện tại Luật Vạn Điểm
- Tư vấn các quy định pháp luật về thủ tục giải thể văn phòng đại diện;
- Hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo, chuẩn bị hồ sơ giải thể văn phòng đại diện;
- Nhận ủy quyền thay mặt doanh nghiệp nộp hồ sơ và nhận kết quả giải thể văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh;
- Hướng dẫn, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các công việc khác có liên quan trước và sau khi giải thể văn phòng đại diện.
Trên đây là bài viết tư vấn thủ tục giải thể văn phòng đại diện dựa trên các quy định pháp luật mới nhất. Nếu bạn đọc muốn tìm hiểu thêm về các thủ tục liên quan đến doanh nghiệp, liên hệ ngay cho Luật Vạn Điểm qua Hotline: 0972837873 để được tư vấn chi tiết và kịp thời. Luật Vạn Điểm tự tin sẽ mang đến cho khách hàng dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp, hiệu quả và tối thiểu hóa chi phí.
