Doanh nghiệp bạn đang phát triển và đang muốn mở rộng thị trường kinh doanh? Doanh nghiệp bạn muốn nâng tầm quy mô hoạt động kinh doanh lớn mạnh với thị trường mới? Nếu như vậy, thì bạn hãy nên chuẩn bị thủ tục để thành lập văn phòng đại diện công ty mới là điều cần thiết ngay lúc này. Đừng lo về việc thủ tục thành lập văn phòng đại diện phức tạp bài viết sau sẽ giúp cho bạn trang bị những thông tin pháp lý cần thiết trước khi tiến hành mở văn phòng đại diện nhé.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là 1 đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện cho doanh nghiệp uỷ quyền cho lợi ích và bảo vệ các lợi ích đó cho công ty. Hoạt động của văn phòng đại diện được tổ chức và được làm theo theo quy định của pháp luật.
Do đó, văn phòng đại diện không được trực tiếp đứng ra kinh doanh, Văn phòng đại diện cũng không được được ký kết các hợp đồng mua bán ở ngoài. Nhưng văn phòng đại diện vẫn có thể ký kết những hợp đồng theo sự uỷ quyền của doanh nghiệp đã mở nó ra.
Văn phòng đại diện có 2 nhóm:
- Nhóm 1: văn phòng đại diện cho công ty thương mại tại Việt Nam.
- Nhóm 2: văn phòng đại diện cho các thương nhân nước ngoài kinh doanh làm ăn tại Việt Nam.
Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện công ty?
- Văn phòng đại diện thành lập ra chỉ có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, chứ không có chức năng để kinh doanh mua bán.
- Văn phòng đại diện phải có tên được đặt đúng theo quy định được đưa ra trước đó của pháp luật, tên không thể đặt trùng, gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký, không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, tên của tổ chức chính trị, đơn vị vũ trang,…
- Tên văn phòng đại diện được lập ra phải mang tên doanh nghiệp và đối với chi nhánh phải bắt buộc kèm theo cụm từ “Chi nhánh”, và đối với văn phòng đại diện phải có cụm từ “Văn phòng đại diện”
- Tên văn phòng đại diện khi làm biển hiệu thì phải viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng việt của doanh nghiệp và phải in hoa. Quy định này cũng được áp dụng với các ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành và các hồ sơ tài liệu, giấy tờ giao dịch,..
- Khi ký hợp đồng của văn phòng đại diện thì các doanh nghiệp phải làm đúng theo ủy quyền của doanh nghiệp và phải được đóng dấu của doanh nghiệp đó. Văn phòng đại diện không được tự ý kết hợp đồng riêng khi chưa có ủy quyền của doanh nghiệp.
- Văn phòng đại diện phải có trụ sở hẳn hoi và đặc biệt phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật.
Các bước chuẩn bị thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty?
Bước 1: Đầu tiên, phải chuẩn bị 1 bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty
Bước 2: Bạn có thể nộp hồ sơ qua các trang mạng trên cổng thông tin điện tử quốc gia.
- Tiếp theo doanh nghiệp phải đăng ký tài khoản kinh doanh ở website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
- Doanh nghiệp phải nhập đầy đủ các thông tin mà doanh nghiệp đang cần thành lập văn phòng đại diện công ty trên tài khoản.
- Sau đó, doanh nghiệp phải scan hồ sơ ở dạng pdf rồi up lên tài khoản và tiếp tục nhấn nút nộp hồ sơ để vào phòng đăng ký kinh doanh.
Bước 3: Khi nhận được hồ sơ thì phòng đăng ký kinh doanh phải xem hồ sơ chính xác chưa mới tiến hành xử lý.
- Nếu hồ sơ của bạn gửi chưa chính xác, thì phòng đăng ký kinh doanh sẽ báo cho bạn các nội dung cần chỉnh sửa và bổ sung cho đúng yêu cầu.
- Nếu bạn được thông báo, doanh nghiệp phải sửa nội dung và chỉnh sửa hồ sơ theo ý của các chuyên viên, và tiến hành nộp lại hồ sơ qua mạng. Thì lúc đó khi bạn nộp thời gian sẽ tính lại từ đầu.
- Trường hợp bạn hợp lệ tất cả hồ sơ thì bạn sẽ được in Giấy biên nhận và được nhận thông báo nộp hồ sơ hợp lệ và các chuyên viên sẽ nộp hồ sơ qua mạng của bạn lên Phòng đăng ký kinh doanh.
Bước 4: Chờ nhận kết quả giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện công ty. Khi hợp lệ tất cả hồ sơ thì các cơ quan đăng ký sẽ cấp cho doanh nghiệp bạn giấy chứng nhận đã thành lập văn phòng đại diện công ty thành công cho doanh nghiệp.
Bước 5: Khắc dấu và sau đó sẽ công bố mẫu dấu văn phòng đại diện công ty
Tiếp đến sẽ tiến hành khắc dấu, cho công ty và công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia, văn phòng đại diện chính thức đi vào hoạt động.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty có những gì?
Khi làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty thì các doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ như sau:
– Đầu tiên là phải báo về việc thành lập văn phòng đại diện công ty theo mẫu chung.
– Phải có quyết định của ban lãnh đạo về việc thành lập thành lập văn phòng đại diện công ty.
– 1 biên bản về họp của công ty TNHH 2 thành viên.
– Bổ nhiệm và đưa ra quyết định tìm người đứng đầu sau khi thành lập văn phòng đại diện;
– Đầy đủ giấy tờ tùy thân của người đứng đầu.
– Làm hợp đồng ủy quyền cho người tiến hành công việc.
– Làm việc từ 3-5 ngày giải quyết hồ sơ.
Những đặc điểm của văn phòng đại diện là gì?
Tên văn phòng đại diện
- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái của tiếng Việt.
- Khi đặt tên văn phòng đại diện thì doanh nghiệp cần phải mang tên doanh nghiệp và đặc biệt phải kèm theo “Văn phòng đại diện”.
- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở. Văn phòng đại diện phải được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.
Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không
Văn phòng đại diện là 1 đơn vị con của doanh nghiệp, nên Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.
Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty?
- Việc thành lập chi nhánh công ty hay thành lập văn phòng đại diện công ty sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu mục đích của doanh nghiệp bạn chỉ là muốn có một đơn vị đứng ra đại diện cho doanh nghiệp trong việc tiến tới các mối quan hệ đối với khách hàng và không hoàn toàn có mục đích thu lợi trực tiếp.
- Trong trường hợp khi doanh nghiệp của bạn muốn thu lợi trực tiếp từ việc kinh doanh, có 1 đơn vị kinh doanh độc lập và doanh nghiệp nên thành lập chi nhánh công ty để đảm bảo có thể hoạt động kinh doanh trực tiếp với đến khách hàng.
Thời gian thành lập văn phòng đại diện công ty là bao lâu?
- Cơ quan ĐKKD phải có trách nhiệm xem hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện có hợp lệ chưa. Kể từ ngày nhận hồ sơ trong thời hạn 3 ngày làm việc nếu doanh nghiệp bị từ chối cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết. Khi thông báo thì cơ quan sẽ nêu rõ lý do, và tất cả các yêu cầu sửa đổi, bổ sung cho hợp lý.
- Cơ quan ĐKKD cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD phải gửi thông tin cho cơ quan ĐKKD nơi mà doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp phải gửi thông tin văn phòng đại diện đăng ký hoạt động cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD; định kỳ gửi thông tin đăng ký hoạt động VPĐD cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền quan trọng khác cùng cấp nơi đặt VPĐD.
Lưu ý 1 số việc cần làm sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty
- Văn phòng đại diện phải nộp thuế môn bài 1.000.000 VND/1 năm
- Văn phòng đại diện phải treo biển tại trụ sở.
- Ký hợp đồng lao động với những người làm việc tại văn phòng.
- Phải đăng ký bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Bạn đã trang bị cho mình đầy đủ kiến thức để thành lập văn phòng đại diện công ty chưa? Nếu còn gì thắc mắc thì hãy gọi ngay cho chúng tôi, đội ngũ pháp lý Luật Vạn Điểm với nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn 24/7.
